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Reunião de Kickoff – Como se preparar para a reunião mais importante de seu projeto Vtex

Sabe aquela sensação de que “agora é pra valer”?
É bem isso que a etapa de kick off visa definir – passar a informação para todas as partes integrantes do projeto que agora está valendo e que a partir da Reunião de Kick Off (kick off meeting), o projeto estará em andamento.
Nesse artigo, iremos apresentar alguns pontos relevantes que precisam ser considerados antes e durante o kick off, para que seu projeto Vtex  evolua dentro das premissas e direcionamentos esperados. São menos de 10 minutos de leitura, aproveite!
 
Naturalmente dentro das negociações comerciais realizadas antes do fechamento do contrato, algumas informações são trocadas entre a empresa responsável pelo projeto (Agência) e o cliente, algumas dessas informações são utilizadas para o delineamento da proposta – sua previsão de prazo e investimento. No entanto, na maioria dos casos, essas são informações pontuais e sem muito conteúdo, e por isso, uma boa reunião para início do projeto se faz tão necessária.
 
Muitos projetos fracassam justamente por não contarem com o preparo adequado. Pode acontecer de, enquanto a equipe do projeto tem uma ideia do que será feito, o cliente tem outra completamente diferente, mesmo que todos os pontos já tenham sido discutidos anteriormente. Nesse sentido, a reunião de kick off serve para alinhar as expectativas de todos, rever os pontos mais importantes do planejamento e eliminar toda e qualquer dúvida ainda existente. Por essas e outras razões é que todos os envolvidos devem estar presentes.
 
Destaco 5 dicas práticas para empresas que estão às vésperas de fazer a reunião de kick off com a Agência do projeto.
 

1 – Expectativas do Projeto

O patrocinador do projeto – o “cara” do projeto, junto com seu time deverá elencar toda as expectativas e o objetivo do mesmo; o levantamento dessas informações deverá ser feito com bastante critério e foco, para que nada seja esquecido e deixado de fora do escopo do projeto.
Seja prático, todas as expectativas/ objetivo do projeto precisam ser claras e detalhadas, após a reunião, não poderá ficar nenhum dúvida de como atender essas expectativas. Assim a agência poderá alinhá-las à disponibilidade tecnológica, ao seu projeto e também a forma de operacionalizá-las pensando no dia – dia de sua empresa após o lançamento da loja (go-live).
 

2 – Levantamento de Funcionalidades

Antes da reunião de kick off, caso sua loja seja nova (startup), navegue por outras lojas, observe e anote sobre funcionalidades e detalhes que gostaria de inserir dentro de seu projeto – guarde as referências para serem apresentadas na reunião, isso facilita o trabalho da agência no desenvolvimento e acertividade na criação. Alguns pontos que podem ser observados e compartilhados na reunião de kick off.

  • Formato de venda de produtos (variações de tamanho, cor, etc);
  • Sistema de avaliação (reviews);
  • Utilização de pontos de fidelidade;
  • Sistema de troca;
  • Área de atendimento ao cliente (SAC);
  • Chat online;
  • Sistema de carrinho abandonado, entre outros.

 

3 – Levantamento Visual

Além das funcionalidades, seu projeto necessitará de toda uma estrutura de layout, observando as mesmas dicas feitas acima, busque dentro de seu nicho de mercado, ou até mesmo fora dele referências visuais e de navegação, pequenos aspectos, detalhes que você gostaria de visualizar em seu projeto. Ah!, se atente em buscar informações e referências tanto em sites ou lojas desktop quanto mobile.
Informações complementares que precisam estar a postos para a reunião!

  • Manual de identidade da marca (logotipo ou material de apoio);
  • Sites que o aspecto visual te impressiona;
  • Cores que poderão ou não ser utilizadas no projeto;
  • Material de referência de campanhas de marketing, emails, ou outros documentos que facilitem o entendimento da agência no desenvolvimento de layout.

 

4 – Estrutura da loja

Pense como sua loja ficará estruturada, os departamentos e categorias que agrupam os produtos a serem vendidos, como seu cliente irá navegar em sua loja, os filtros que ele utilizará e os serviços que serão inseridos dentro da estrutura de venda de seus produtos, ex: Lista de Presentes, Garantia Estendida, etc.
Outras informações são interessantes que sejam compartilhadas no momento da reunião de kick off, tais como:

  • Árvore de navegação (Departamentos/ Categorias)
  • Parcelamento que sua loja irá utilizar
  • Formas de pagamento que serão disponibilizadas
  • Sistema de frete
  • Transportadoras
  • Promoções iniciais

 

5 – Concorrentes/ Benchmark

Levante informações sobre outras empresas do segmento que atual como concorrentes ou não se sua operação, verifique pontos fortes e fracos de cada uma dessas operações e anote tudo.
Levantar informações de lojas de segmentos alternativos também é um boa dica para incluir funcionalidades que podem se tornar um diferencial em seu projeto.

  • Sites de empresas do mesmo segmento;
  • Empresas que são concorrentes diretos;
  • Pontos fortes ou diferenciais de empresas que não atuam diretamente como seu concorrente, mais possuem aspectos que podem ser diferencias para seu negócio.

6 – Ponto de Contato

Nomeie uma pessoa para ser o SPOC do projeto (SPOC – single point of contact), para que as informações advindas da agência sejam concentradas nessa pessoa, ela será a voz da empresa para a agência. É de extrema importância que o SPOC tenha total disponibilidade para com o projeto.
 
Dica Extra, não esqueça-se da RFP – “Request for Proposal”, em tradução livre “Solicitação de Propostas”. É uma ferramenta essencial para a gestão de fornecedores, pois estabelece o ambiente para uma concorrência definindo os alicerces para a negociação, como: escopo, condições e responsabilidades, etc.
Baixe nosso modelo de RFP, aqui
Tenha todas essas informações condensadas, a fim de otimizar o tempo da reunião de kick off… O resultado dessa reunião é a apresentação de escopo ou plano do projeto pela Agência, que deverá ser aprovado pelo cliente.
São pontos extremamente simples, mais devido a essa simplicidade passam despercebidos no projeto e podem afetar de forma incorrigível o produto final – sua loja!
Até mais

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